Digitalisierung für alle: Microsoft Studie 2018

 

„Innovation entsteht aus Veränderungen und immer neuen Ideen. Alle reden von der digitalen Transformation und wie sehr sie unser Leben und ganze Industrien verändern wird. Das Wichtigste ist jedoch, dass es an uns liegt, sie zu gestalten. Und zwar jetzt.“  – Andre Kiehne, Lead Specialist Sales und Mitglied der Geschäftsleitung, Microsoft Deutschland

Nur 38% der deutschen Unternehmen haben eine Strategie um die digitale Transformation erfolgreich zu verwirklichen. Anders formuliert: Sind 62% der deutschen Firmen bald abgehängt? Der Frage nach der Kluft zwischen Wunsch und Wirklichkeit in puncto Digitalisierung möchte ich auf den Grund gehen.

Als Ansatzpunkt dient dafür die aktuelle Microsoft Studie „Digitalisierung für alle. Wie wir eine Kultur der digitalen Transformation schaffen“.

Im Mittelpunkt der Studie steht die Frage nach der erfolgreichen digitalen Transformation in deutschen Unternehmen. Dafür wurden 5 Faktoren und konkrete Handlungsoptionen untersucht. Diese Faktoren sind:  Zusammenarbeit fördern; Ängste akzeptieren; Nutzen aufzeigen; Gemeinsam gestalten; Agilität leben.

 

Kultur der digitalen Transformation

Kultur bedeutet für jeden etwas anderes. Sie kann mehr sein als Bräuche oder Sitten, denn Kultur hat auch immer etwas mit Lebenseinstellung zu tun. Im unternehmerischen Sinne soll sie ein Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen und die Individuen vereinen. Generell lassen sich zwei Mentalitätsgruppen skizzieren: Growth-Mindset und Fixed-Mindset.

Menschen mit einem Fixed-Mindset neigen eher dazu, Neues abzulehnen. Sie haben eine starre Denkweise und es fällt Ihnen schwerer sich neuen Ideen zu öffnen. Beim Punkt Digitalisierung bedeutet dies eine anfängliche Skepsis neuen Tools gegenüber. Im Gegensatz dazu steht Growth-Mindset für eine veränderungsfähige Denkweise. Sie sorgt für eine erhöhte Bereitschaft neue Dinge zu Beginn positiv einzustufen. Menschen mit einem Growth-Mindset sind zumeist aktiver in der Gestaltung neuer Unternehmensstrukturen und habe einen größeren Weiterbildungswunsch. Natürlich ist der Großteil der Menschen nicht auf eine der Denkweise projektzierbar, sondern eine Mischung.

Die Herausforderung für Unternehmen liegt darin, die aktive Auseinandersetzung jedes Mitarbeiters mit dem digitalen Wandel zu fördern. Positive Erlebnisse und Erwartungen sollen dabei in den Vordergrund gestellt werden. Bei Mitarbeitern ist die Zustimmung gegenüber einer digitalen Transformation um 60% geringer als bei Führungskräften. Dies verdeutlicht, dass ein Dialog unabdingbar ist, um eine gesunde Unternehmenskultur zu erreichen und zu erhalten.

 

Faktoren erfolgreicher digitaler Transformation

 

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Die Kombination aller 5 Faktoren ermöglicht einen erfolgreichen Digitalisierungsprozess

 

1. Zusammenarbeit fördern

Gemeint ist hiermit die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern durch verbesserte Kommunikation aber auch die Symbiose zwischen Mensch und Maschine. Dich erinnert Symbiose an den Biologieunterricht in der Schule, oder? Im unternehmerischen Kontext wird damit der Einklang zwischen Technik und dem Anwender beschrieben. Hierbei ist der Mensch der Taktgeber. Er konfiguriert die Maschine und nutzt sie als Unterstützung bei seiner Arbeit. Als Alltagsbeispiel lässt sich eine Arztpraxis nennen. Moderne Programme können helfen die richtige Diagnose zu finden oder als Terminerinnerung dienen. Mehr über KI im Alltag kannst Du hier erfahren. Zudem bietet beispielsweise Augmented Reality umfangreiche Funktionen, um komplexe Probleme schneller vernetzt lösen zu können.

28% der Tätigkeiten würden von der Unterstützung durch künstlicher Intelligenz profitieren. Der Mitarbeiter könnte dadurch effizienter arbeiten. Trotzdem können 56% der Arbeiten weiterhin nur von Menschen ausgeführt werden, was wiederum die Taktgeber-Rolle des Menschen unterstreicht.

Ist die Zustimmung für Digitalisierung eine Frage des Alters?

Laut Microsoft ist dies nur bedingt der Fall. Erstaunlicherweise herrscht die größte Zustimmung bei den 33-44-Jährigen. Sowohl jüngere als auch ältere Personengruppen stehen somit der digitalen Transformation skeptischer gegenüber. Gründe hierfür sind schwer festzusetzen. Eine Theorie besteht darin, dass 33-44-Jährige sowohl Lebenserfahrung als auch den Mut zur Weiterbildung besitzen. Beides sorgt für eine stabile Basis, in der die Integration von neuen Technologien positiv gesehen wird.

 

2. Ängste akzeptieren

Auch wenn die Realität zeigt, dass von Digitalisierung mehr Chancen als Gefahren ausgehen, bleibt eine Vielzahl der Menschen skeptisch. 51% befürchten durch KI ihren Job zu verlieren und 48% haben Angst vor veränderten Aufgaben. Ihnen entgegen stehen die 36%, welche die Chancen im Vordergrund der Entwicklung sehen. Als allgemeingültig hat sich folgende These erwiesen: Menschen, die für eine neue Aufgabenweise gewonnen werden können, zeigen sich im Unternehmen engagierter. Man sollte meinen, dass Führungskräfte die Einbindung der Mitarbeiter somit stark vorantreiben wollen. Tatsächlich fehlt es jedoch häufig an der Integration der Unternehmensbasis in den Digitalisierungsprozess.

50% der Mitarbeiter geben an nicht alle verfügbaren Tools zu nutzen. Als konkrete Handlungsoption schlägt Microsoft in seiner Studie ein Buddy-System vor. Dabei erhält jeder neue Mitarbeiter einen „Buddy“ zugewiesen, der ihn bei Fragen zu Technologien und Programmen unterstützt. Wichtig ist hervorzuheben, welche Erleichterungen durch Nutzung der neuen Technologien entstehen. Experimentieren sollte ausdrücklich gewünscht und Fehler machen in einem gewissen Maße toleriert werden. Andernfalls kann die Angst einen „falschen“ Knopf zu drücken zu Hemmungen im Hinblick auf digitale Transformation führen.

 

3. Nutzen aufzeigen

Die Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben, sollten klar kommuniziert werden. Wie so oft gilt: Der Ton macht die Musik. Wenn Führungspersonen von oben herab belehrend auf ihre Mitarbeiter einreden, ist Ablehnung vorprogrammiert. Im Sinne von agiler Unternehmenskultur ist es geboten hierarchische Strukturen abzubauen und die konstruktive Kommunikation zu suchen.

Als entscheidendes Merkmal erfolgreicher Konzepte gilt die Einbindung aller Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess. Wer sich und seine Meinung erstgenommen fühlt, ist engagierte und positiver gegenüber kommenden Veränderungen. Erneut sollte die Rolle der KI als Unterstützer des Menschen und nicht als Ersetzung betont werden.

Doch wie erreicht man eine erfolgreiche Einbindung aller Mitarbeiter?

 

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Stufenweise Einführung als Erfolgsrezept

 

Als effektive Handlungsoption schlägt Microsoft die stufenweise Einführung in Verbindung mit Feedbackrunden vor. Diese Feedbackrunden sollten regelmäßig stattfinden und die Möglichkeit bieten, sich über Erfahrungen mit neuen Tools auszutauschen. Generell gilt hier: Jede Meinung ist gleich wichtig und hat ihre Berechtigung. Negative Äußerungen zum vergangenen Schritt der stufenweisen Einführung können helfen, die kommenden Schritte optimaler vorzustellen.

 

4. Gemeinsam gestalten

Existieren rationale Entscheidungen?

Ob eine kommende Veränderung als positiv oder negativ eingestuft wird hängt in entscheidendem Maße vom Umfeld ab. Die interne Unternehmenspolitik beeinflusst die Einstellung der Mitarbeiter und ihr Engagement. Rund 43 % der Mitarbeiter geben an, Entscheidungen auf Grundlage subjektiver Empfindungen zu treffen. 37% sind der Meinung, dass wichtige Veränderungen von Menschen entschieden werden, welche die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Kunden nicht kennen.

Zudem gaben nur 63% der Befragten an, dass sich Mitarbeiter ausreichend über ihre Mitverantwortung bei Cybersicherheit bewusst sind. Ein konkreter Hinweis für das fehlende Angebot von Schulungen. Der Verweis auf Eigeninitiative darf nicht dazu führen, die Bedeutung von Weiterbildungsmaßnahmen zu unterschätzen.

Als weitere Handlungsoption gilt Carol Dwecks „fabolous struggle“: Bei Meetings sollten Führungskräfte jeden fragen, was für ihn die schwerste Herausforderung im Umgang mit den neuen Technologien ist. Da jeder Mitarbeiter folglich eine Sache nennt, ist es leichter ehrlich zu sein und nicht mit „Alles ok“ zu antworten. Ehrlichkeit gilt hier als zentralen Faktor erfolgreicher Unternehmensstruktur.

 

5.Agilität leben

Als Gründe für zu langsame digitale Transformation in Deutschland werden verschiedenste Aspekte genannt. Als besonders gravierend wird die übertriebene Zurückhaltung und fehlende Bereitschaft, dass Bestehende in Frage zu stellen, gesehen. Die Geschwindigkeit, mit der die Digitalisierung weltweit fortschreitet, war noch nie so hoch wie heutzutage. Wer sich nun in vornehmer Zurückhaltung übt läuft Gefahr auf lange Sicht abgehängt zu werden. Nur 6% der Unternehmen geben an, sich durch Digitalisierung bedroht zu fühlen. In der Realität dürfte die Zahl der bereits abgehängten Firmen deutlich höher sein.

„Richtig ist: Mittelfristig werden nicht diejenigen die Nase vorn haben, die darauf warten, wie sich Trends entwickeln. Zu den Gewinnern zählt, wer vorwegnimmt, was als Nächstes kommt, und proaktiv Schritte in diese Richtung geht. “ Sabine Bendiek, Vorsitzende Geschäftsführung Microsoft Deutschland

 

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Die Agilität im Unternehmen wird durch technische Möglichkeiten auf eine neue Stufe gestellt. Warum sollte man für ein Meeting im Büro sein müssen? Virtual Reality und Kommunikationstools ermöglichen eine ständige Verfügbarkeit unabhängig von der eigentlichen geographischen Position.

 

Zusammenfassung

Digitalisierung und künstliche Intelligenz verändern die Arbeit und Kommunikation innerhalb von Unternehmen. Es gilt nun die Chancen und Herausforderung zu erkennen.

„Getreu dem Motto #digitalfueralle betrachtet Microsoft es als seine Mission, „jeden Menschen und jede Organisation auf dem Planeten zu befähigen, mehr zu erreichen“. Es ist eine Reise, die nicht wirklich endet.“ Sabine Bendiek, Vorsitzende Geschäftsführung Microsoft Deutschland

Die im puncto Agilität angesprochene Geschwindigkeit des digitalen Fortschritts gibt uns die Chance an Effizienz zu gewinnen und neue Vorteile auszuschöpfen. Wer nicht Schritt halten kann läuft Gefahr von schnelleren Kontrahenten überholt zu werden. Es ist wichtig Digitalisierung als Prozess zu verstehen und zu bedenken, dass eine gelungene Einführung in das Unternehmen stufenweise erfolgen muss.

Vorreiter zeichnen sich durch agile Unternehmenskultur mit Hierarchieabbau aus. Die Eigenverantwortung von Mitarbeitern muss im gleiche Zuge wie das Schulungsangebot erhöht werden. Ermutigung und die Akzeptanz von Fehlern helfen Mitarbeiter für den Umgang mit neuen Technologien zu begeistern. Erst wenn der Mitarbeiter nicht mehr Mitläufer, sondern Vorantreiber ist, ist eine digitale Transformation von innen heraus möglich.